Zoektocht naar het medicijn tegen groeipijn in operations

OOSTERBEEK - Wat zijn de belangrijkste kenmerken van groeipijn na een periode van hoogconjunctuur? Hoe ontstaan ze? Waar loop je in operations tegenaan? En wat kun je eraan doen? Over die prikkelende vragen ging een onlangs door ARV Group georganiseerde Ervaringsworkshop. Een twintigtal deelnemers, waaronder operations directeuren, supply chain directeuren en plant managers, wisselden hun ervaringen uit en inspireerden elkaar in een gezamenlijke zoektocht naar mogelijke aanpakken en oplossingen. 

Hoogconjunctuur is de droom van elke onderneming. De vraag groeit, het volume stijgt. Productdiversiteit en het aantal afzetkanalen nemen toe. Maar de operations processen worden flink complexer. Waardoor de focus op primaire processen verloren kan gaan en prestaties onder druk komen te staan. Sales en operations raken van elkaar vervreemd en het tekort aan goed gekwalificeerde mensen wordt groter en groter.

Dit bij de aftrap geschetste beeld werd door alle deelnemers herkend. En hoewel bedrijven en business van deelnemers onderling verschillen, zorgde het daaropvolgende interactieve programma voor flink wat kruisbestuiving. Wat betekent groei in economisch goede tijden voor operations? Dat was de centrale vraag. Er werd ingegaan op vier belangrijke thema’s:

1.       Prestatie

In de hectiek die hoogconjunctuur met zich meebrengt, lopen de prestaties achteruit. In eerste instantie wordt dit nog wel gecompenseerd door een groter volume. Maar na  een periode van hoogconjunctuur ontstaat er druk op het resultaat. Prestatienormen worden losgelaten, sturing verwaterd. Het vizier moet weer volop gericht worden op processen, kwaliteit, prestaties en resultaat.

2.    Sales & Operations Planning

Economisch goede tijden kunnen ertoe leiden dat de Sales & Operations Planning onder druk komt te staan. Meer verkoop leidt tot vraag naar hogere volumes, en nieuwe product/marktcombinaties vragen om andere processen. Het zijn nieuwe ontwikkelingen die buiten de bestaande planning en dynamiek tussen sales en operations plaatsvinden. Het einde aan de voorheen vanzelfsprekende flexibiliteit en capaciteit raakt in zicht. Minder leverbetrouwbaarheid en lege schappen bij de klant liggen op de loer. De bestaande Sales & Operations Planning voldoet dus niet meer. Focus op een ‘next level’ planning is dan essentieel. Zodat vraag en aanbod weer in balans worden gebracht en kwaliteit en leverprestaties weer aan de afgesproken normen voldoen.

3.    Plan en focus

Door groei en operationele druk vermindert de focus op het primaire proces. De aandacht in operations wordt afgeleid door dagelijkse hectiek, nieuwe kansen, ontwikkelingen noem maar op. Meer dan ooit wordt er ad hoc, in het moment en vooral opportunity-gedreven gewerkt. Hierdoor gaan zorgvuldig ontwikkelde en gevolgde standaarden, processen en werkwijzen veelal onderuit. Ook dat heeft zijn weerslag op prestaties en leverbetrouwbaarheid. Juist dan is het zaak om te bepalen op welke vragen en kansen uit de op volle toeren draaiende markt wel of niet moet worden ingespeeld? Een scherpe focus en het (durven) maken van duidelijke keuzes zijn essentieel.    

4.       Organisatie

Tijdens hoogconjunctuur heerst er schaarste op de arbeidsmarkt. Er ontstaat een gebrek aan genoeg en goed gekwalificeerde medewerkers. De (nieuwe) business vraagt bovendien om andere competenties. Het gevaar dreigt dat door de waan van de dag gaten in organisatie en capaciteit als een gegeven worden geaccepteerd. Een structureel plan met concrete oplossingen (het inschakelen van een extern intermediair of een nieuw beloningssysteem bijvoorbeeld) zijn daarom nodig.

Vier groepen deelnemers bogen zich vervolgens over één van deze thema’s en zetten samen de belangrijkste aandachtspunten en mogelijke aanpakken op een rij. Groeipijn vraagt om bijsturen, het aanbrengen van focus en het maken van duidelijke keuzes. Je moet ervoor uit de dagelijkse hectiek durven stappen. En er is niet één medicijn. Over die gezamenlijke conclusie werd tijdens de nazit nog lang nagepraat. Het gaat om de juiste mix van focus, plan en daadkracht. In diverse vervolgsessies gaan we daar samen dieper op in.

Roelant van Herwaarden

Managing Partner ARV Group

Bron: ARV Group - partner FoodPro Network